Nézzünk a jövőbe! – Így dolgozik együtt pár év múlva a könyvelő és a vállalkozó

A könyvelő egy vállalkozó számára nagyon fontos együttműködő partner. És nemcsak azért, mert megvédi az adóhatóságtól. Hanem azért is, mert ha szót értenek egymással, akkor a könyvelő sokat tud a vállalkozónak spórolni. Ehhez azonban már most is több kell, minthogy vállalkozóként minden hónap ötödikéig oda toljuk a könyvelő asztalára a számlákat és a pénztár-, illetve bankszámlakivonatokat. A jövőben pedig egészen más lesz. Jobb, ha készülsz, mert ez a jövő már nem is olyan távoli – én kb. 5-10 évre saccolom...

A könyvelő és a vállalkozó, ha ideális a kapcsolatuk – most

Arról szinte mindkét tábor könyvet tudna írni, hogy hogyan néz ki az, amikor – finoman szólva is – nem teljesen felhőtlen a viszony a könyvelő és a vállalkozó között. Mindkét fél elmondja, hogy szerinte hogyan is kellene ennek a kapcsolatnak a gyakorlatban kinéznie aztán ezzel le is tudva a dolog – marad az egymás mellett elbeszélés.

Ehelyett az ideális kapcsolat úgy nézhetne ki, hogy...

... a könyvelő korrektül lekönyvel minden gazdasági eseményt, ennek alapján elkészíti a bevallásokat, illetve az év végi állapotról a megfelelő zárásokat, valamint az erről szóló dokumentációkat (pl. egy kft-nek az éves mérlegét, eredménykimutatását).

A könyvelő tanácsokkal látja el a vállalkozót az adózás módjának megválasztására, ritkább esetben a működési forma megválasztására, esetleg megváltoztatására. Adót optimalizál annak érdekében, hogy a vállalkozás törvényes lehetőségek kihasználásával a lehető legkevesebb adót fizesse. Az adófizetési, bevallási határidőkről tájékoztatja a vállalkozót.

Külön kérésre – ha a könyvelő ezt vállalja – elkészíti a bérszámfejtést és a TB-elszámolásokat. Csak azért külön kérésre, mert ez alapjáraton NEM a könyvelő dolga nem véletlenül létezik külön bér- és TB-ügyintéző képzés.

könyvelő feladatai

A könyvelő számviteli és adótanácsokkal látja el a vállalkozót, ha az valamilyen új üzletágat indít, új tevékenységbe kezd.

A könyvelő – külön kérésre és ellenszolgáltatás fejében – segít a számviteli politika, és a különböző, a számviteli törvény által megkövetelt szabályzatok (pl. pénztár- és pénzkezelési szabályzat, leltárszabályzat stb.) kialakításában.

A könyvelő részt vesz a vállalkozó analitikus nyilvántartási rendszerének kidolgozásában – egyszerűen azért, hogy az ennek alapján készülő havi feladások alapján korrektül és hatékonyan tudjon könyvelni. De nem ő készíti el. (Mert ahogyan a bérszámfejtés sem, úgy ez sem a könyvelő dolga igazából.)

A könyvelő rendszeresen követi a számviteli és adójogszabályok változását. (Ez elemi érdeke, ha sokáig a pályán akar még maradni. Ennek alapján tájékoztatja az ügyfelét, a vállalkozót az ő cégét érintő változásokról.

Ehhez képest a vállalkozó...

...megfogadja, azaz alkalmazza a könyvelő tanácsait.

A megbeszélt határidőre, rendezve, analitikákkal, feladásokkal kiegészítve eljuttatja a könyvelőnek a számviteli dokumentumokat.

Legalább annyira tisztában van az adózás, a működési formák és a különböző adók szabályaival, hogy átlássa, milyen rendszerben kell mozognia a cégének, ha törvényesen akar működni. Ja, és a vállalkozás törvényesen működik – minden teljesítésről számlát bocsát ki, minden alkalmazottja be van jelentve, és „fehéren” ki is van fizetve, nem machinál a túlórákkal, szabadságokkal.

A vállalkozás pénzügyeit a vállalkozó viszi – és nem a könyvelő. Ehhez ugyanis a könyvelőnek még annyi köze sincs, mint a bérszámfejtéshez. A könyvelő a számviteli rend fenntartása miatt van a cég mellett – a számvitel és a pénzügy azonban két teljesen más terület. A pénzügyek folyamatában követi a vállalkozás gazdasági helyzetét, a számvitel pedig jó egy hónap késéssel, utólag. Ezért nem is alkalmas a könyvelő arra, hogy pénzügyi, vagy más, nagyobb horderejű döntésekhez végezzen adatgyűjtést és –elemzést, hiszen neki ezek nem is állnak rendelkezésére a döntés pillanatában. (Rá egy hónapra igen.)

A vállalkozó dolga és felelőssége a leltár előkészítése és lebonyolítása, adminisztrálása, a pénztár kezelése, a (pénzügyi) döntésekhez szükséges információk kinyerése, feldolgozása, statisztikák, riportok készítése – és maga a döntés is. Ez nem a könyvelő feladata, a könyvelő nem gazdasági vezető. (Az a vállalkozásvezető feladatköre és felelőssége.) És az analitikák vezetése is. Meg a belőlük készített feladások előállítása is – hogy legyen miből korrektül könyvelnie a könyvelőnek.

A lényeg: a vállalkozónak nem csak a saját szakmájához kell értenie, abban jónak lennie, hanem meg kell tanulnia vállalkozni is. Ebbe pedig beletartozik a vállalkozás pénzügyeinek vitele is.

könyvelő és számvitel

Itt tartunk most.

Azaz már most is rengeteg az eltérés, ami mind-mind sok súrlódásra ad alkalmat.

És a helyzet csak fokozódik...

A vállalkozó, a könyvelő, és a mázsányi adat

Az a nagy helyzet, hogy mindenhonnan támad a digitalizáció. Mivel nyakunkon a XXI. század, ezen nincs is olyan sok csodálkozni való.

Valós időben könyvelt adatok? Automatizált folyamatok? Hol vagyunk már ettől! Ha ezek még újdonságot jelentenek, akkor van egy rossz hírem: ez már sok cégnél a múlt.

Nem egyszerűen azért, mert ez a menő. Hanem azért, mert ma az adat az, ami kincset ér. Üzletileg is pénzre válthatóan.

Mit jelent ez a könyvelőknek?

El kell kezdeniük az adatokat nemcsak adminisztrálni, hanem kezelni, elemezni is – és azokból következtetéseket levonni. A jövőben tehát a könyvelő olyan tanácsadó partnere lesz a vállalkozónak, aki az adatok elemzésével segít – mégpedig a technológia alkalmazása révén.

Miért lesz más a könyvelő és a vállalkozó viszonya?

Ad 1 – az állam miatt

Mert már most is látszódnak azok a jelek, amelyek ezt a szép új világot vetítik előre.

Először is itt vannak az állami intézkedések. Elég, ha csak az online pénztárgépek, az online számlázó rendszerek bekötésére gondolunk a NAV-hoz, vagy az EKÁER bevezetésére.

Az állam igényt tart a cégeknél keletkezett adatokra. Nem is kevésre. Mindre, ami csak keletkezik. Vagy akárcsak keletkezhet.

És ne legyen kétséged, az állam nem fog itt megállni. (Ez nem magyar specialitás, ez a világon mindenhol így van.) Erre a minta Észtország, a világ első digitális állama lehet. A digitális kütyük, eljárások nagyon megkönnyíthetik az életet. Ennek azonban ára van. Az adatok.

Az állam ösztönözni fogja az adatok előállítását és szolgáltatását. Ennek érdekében pedig ösztönözni fogja olyan szoftverek alkalmazását, amelyek ezt lehetővé teszik. Ezeket valakinek kezelni kell tudnia – és miért ne lehetne ez a valaki például a könyvelő?

A vállalkozó számára ez viszont azt jelenti, hogy egyre több ilyen szoftveres-számítógépes rendszert kell tudni összehangolni, kezelni, összekötni stb. Mégpedig úgy, hogy az ne csak az államnak, hanem az ő számára is előnyös legyen. Vagyis érik az a szép jövő, hogy a könyvelőnek legalább annyira informatikusnak is kell majd lennie, hogy segíthessen a vállalkozónak eligazodni ebben a dzsungelben, mint amennyire a könyveléshez ért.

könyvelő vállalkozás és adatok

Ad 2 – az ügyfelek miatt

És bár itt inkább a végfogyasztói oldalt értem, ne áltassuk magunkat azzal, hogy ez csak a huszonévesek piacán lesz így. Ahogyan azzal sem, hogy ez a folyamat meg fog állni azon a piacon, ahol a magánszemélyek a célcsoport.

Ezek a magánszemélyek ugyanis egyre nagyobb számban nőnek fel, lépnek ki a munkaerőpiacra, válnak fizetőképes keresletté – vagy éppen alapítanak cégeket. Ők azok, akik miatt létre jött a sharing economy (a megosztáson alapuló bizniszek, mint pl. az Uber vagy az Airb’n’b), vagy éppen az olyan szolgáltatások, amelyek akár egyetlen applikáció révén működtethetőek a mobiltelefonról.

Ha azt mondom PSD2, vagy videóchat-es bankszámlanyitás, esetleg mobilbankkártya (amikor a mobiltelefonos applikáció helyettesíti a bankkártyát a fizetéskor) – akkor tudd, hogy ez mind ezek miatt a fiatal vásárlók miatt van. Akiknek természetes, hogy amit csak lehet, mindent a virtuális térben intézzenek. Még a szórakozásukat is.

Márpedig ha ők az ügyfelek, akkor minden vállalkozás oda fog menni, ahol ők (és a pénzük) vannak. A virtuális térbe.

Így a szolgáltatástól kezdve a játékon át a fizetésig mindent viszünk a virtuális térbe – és ehhez alkalmazkodnak a megoldásaikkal a cégek is. Ezért fejlesztett például az AXA is blokkláncon keresztül (a virtuális térben) köthető utasbiztosítást, és ezért fejlesztette ki az OTP is a Simple-t, az újfajta fizetési módszerét. Ha eddig azt hitted, a magyar piac le van maradva, akkor most szólok: ez a lemaradás nem is olyan nagy, az első lépéseket már minden szolgáltató megtette.

Az ügyfelek igényei:

  • gyorsaság – hasonlítsd össze, mennyi idő alatt tudod beadni az adóbevallásodat Ügyfélkapun keresztül, és mennyi idő alatt postán. És akkor ezzel a hasonlattal még csak a felszínt kapargattuk...
  • könnyű kezelhetőség – minden maximum három klikkeléssel, vagy inkább egy gombnyomással működik. Akár egy ötéves is tudná kezelni.
  • ügyfélélmény – mindez azonban nem elég a virtuális térben pénzét költő ügyfélnek. Ügyfélélményt is akar. Azonnal. Márpedig felhasználói élményt adni szoftveresen még mindig könnyebb, mint a való világban. Ott már túl sok megoldás számít szokványosnak.

Mit jelent mindez?

Új vásárlási szokásokat. Éjjel-nappal, bárhol a világról, bármilyen igényre, akár csoportosan is.

Ez nagyobb bevételi lehetőségeket generál – és még mást is:

  • új fizetési módszereket – például nemcsak hogy bankkártyával lehet fizetni, hanem esetleg rendszeresen inkasszóval is.
  • új számlázási módszereket – bármikor, bárhová, automatizáltan. Esetleg azonnal lekönyvelve is. (A Billcity éppen automata számlakönyvelési módszeren dolgozik. Ha könyvelő vagy, és érdekel a partnerprogram, akkor itt jelentkezz! ›››)
  • rengeteg adatot – amit fel is kell tudni dolgozni. Nemcsak az államnak, hanem a vállalkozónak is, ha talpon akar maradni. És ehhez lesz szüksége majd az új kor új könyvelőjének a segítségére.

A könyvelő, a vállalkozó és a Big Data

Az üzlet, a vállalkozás folytatásának módja a jövőben a hihetetlen mértékű adat kezelése, feldolgozása, szűrése és elemzése. Ez a jelenség a Big Data.

Ahhoz, hogy ez az irgalmatlan mennyiségű adat használható is legyen, kell a feldolgozás – mágpedig az egyedi igények szerint. Ekkor csinálunk a Big Data-ból Smart Data-t.

Ha mindezt jobban megnézzük, akkor a fényes jövő és minden arra felé vivő azt mutatja, vállalkozó legalább annyira statisztikus is lesz, mint egy saját szakmáját jól művelő szakember és vállalkozó. Igaz, botcsinálta statisztikus, de valamennyire értenie kell majd hozzá.

Ebben fog tudni segíteni neki a könyvelő. Mint tanácsadó.

A könyvelő már jelen pillanatban is adatokkal dolgozik, azokat helyezi el egy sajátos rendszerbe, a számvitel rendszerébe, hogy a vállalkozó meg tudjon felelni a törvényi követelményeknek. Ezt a munkát a továbbiakban is el kell majd látnia a könyvelőnek. Igaz, másféle módon. A könyvelés ugyanis jól sztenderdizálható, ami nem kötelezően előírt, hanem választható, az beállítás kérdése. Ezekben a beállításokban máris szolgálhat jótanáccsal a könyvelő a jövőben is.

Ezen felül azonban az üzletviteli adatok elemzésében is jól jön majd a segítség. Ezt manapság talán az adóoptimalizáció területe mutatja a legjobban, ott már ez működik. Legalábbis azon könyvelőknél, akik ezt a szolgáltatást is nyújtják ügyfeleiknek. Valami hasonlót kell elképzelni, csak heti, vagy akár napi szinten is (ha szükséges, és a vállalkozó megfizeti) például a cashflow vagy éppen a kintlévőségek terén is.

Egy biztos: a digitalizáció fenekestül fel fogja forgatni a vállalkozó és a könyvelő kapcsolatát, együttműködését. Jobb erre felkészülni – mindkét félnek. A szerepek változnak, a látókör kiszélesedik, újabb tevékenységek lépnek be – miközben a régebbiek automatizálva, robotizálva lesznek.

Mi erre készülünk a Billcity-vel. Erre fejlesztjük a rendszert – így lesz olyan vállalkozásirányítási rendszered, amely halad a korral. És még a könyvelődnek is segít.

Tetszett a cikk?

Szeretnél hetente hasznos tippeket kapni, amivel növelheted a bevételedet és egyszerűsítheted az adminisztrációt?

Nem küldünk spamet, csak értékes cikkeket.

Himer Csilla

Csilla a Billcity számlázó programjának lelkes használója, és a blog egyik tartalomgyártója. Ezen kívül mikro-, kis- és középvállalkozásoknak tart pénzügyi fókuszú vállalkozásfejlesztési tanácsadást.

comments powered by Disqus