Webáruházad van vagy olyan tevékenységet végzel, ahol minden nap számlázol? Mi történik, ha valamilyen oknál fogva nem elérhető az online számlázó rendszer amit használsz? Adok egy biztos tippet, hogyan tudod kivédeni ezt a helyzetet.
Minden számlázó program fejlesztő igyekszik leállás mentesre tervezni a szolgáltatását. Viszont senki nem tud garantálni 100%-os elérést.
Ez lehetetlen, hiszen az általuk használt eszközök vagy virtuális szerverek is meghibásodhatnaknak vagy támadás érheti őket. Természetesen minden szolgáltató fel van erre készülve, de ennek ellére a közelmúltban is előfordultak leállások több helyen is.
Szeptemberben és novemberben is lállt például a Microsoft Azure felhő szolgáltató több órára. Ez kihatással van természetesen azokat a szolgáltatókra is, akik az Azure-tól bérelnek infrastruktúrát.
De volt több órás leállás ismert magyar online számlázó programnál is a közelmúltban.
A fentiekkel csak azt szeretném érzékeltetni, hogy hosszabb-rövidebb időre a mai online világban is leállhat bármi. Jobb erre a helyzetre felkészülnöd, így elkerülhetőek a meglepetések. A szolgáltatók is megtesznek mindent de én arra szeretnék egy megoldást adni, hogy te vállalkozó mit tehetsz, hogy mérsékeld a kockázatot.
A jövő nem fogja jóvátenni, amit te a jelenben elmulasztasz. - Albert Schweitzer
Nem, nem a számlatömb lesz a megoldás. Lássuk be, ha csak naponta 20-30 számlát kell kiállítanod kézzel abba is beleőszülsz, ha már megszoktad az online vagy automata számlázást. Nem beszélve arról, hogy mit szól majd a munkatársad akire rábízod, hogy írjon meg 50 számlát kézzel.
Milyen károk érhetnek, ha leállt a számlázó rendszered?
Legalább az alábbiakkal kell számolj, de ezen felül biztos van még néhány.
- Mivel nem a megszokott rendszereddel, vagy akár automatán kerülnek kiállításra a számlák, ezért biztos, hogy lesz időkiesés. Ezt mérheted egyszerűen munkabérben is, de lehetnek súlyosabb követekezményei is.
- Ha később állítasz ki egy számlát, akkor később is kapod meg az ellenértékét.
- Ha webáruházad van, tovább tart összekészíteni a csomagokat, a vevőid késve kaphatják meg a megrendelt termékeket.
- Sokszor nem tudod pontosan, hogy mikor áll helyre a rendszer, ami komoly bizonytalanságot okoz, a tétlenség pedig nagyon veszélyes lehet.
Mit tehetsz tűzoltásként?
Előveheted a jó öreg számlatömböt
Lefogadom, hogy az első ami eszedbe jut, az hogy hol van a számlatömb, amibe még kézzel lehet írni a számlákat. Én utoljára 1997-ben írtam kézzel számlát, így számlatömböm sincs, lehet hogy neked sincs.
Nem ajánlom, hogy szerezz be egyet, de ha téged megnyugtat, ez teljesen rendben van ha csak néhány számlát kell megírnod.
Offline számlázó program
Használhatsz egy offline, dobozos számlázót. Egy fokkal már jobb megoldás, de ha online szolgáltatásod vagy webáruházad van, akkor ez erősen félmegoldás.
Itt (és a tartalék számlatömb esetén is) külön figyelned kell arra, hogy 2017 júliustól online jelenteni kell majd a 100e Ft feletti ÁFA-s számlákat tételesen.
Gyorsan keresel egy másik online szolgáltatót
Kereshetsz gyorsan egy másik online számlázót és elkezdheted feltölteni, beállítani. Jó esetben amikor végzel már működni fog a saját rendszered is.
Mi az ami még ezeknél is jobb megoldás?
Ha egy számlázási rendszer nem érhető el, akkor gyorsan kell találnod megoldást. Viszont ilyenkor már nincs időd keresgélni. A kész megoldásnak ott kell lennie elérhető közelben.
Legyen egy tartalék rendszered bekötve, beállítva, kipróbálva!
Ennél jobb módszer nem létezik. A szolgáltatók is redundáns (többszörözött) megoldásokkal dolgoznak, miért ne tennéd te is? Annak már valóban nagyon kis esélye van, hogy két online számlázó rendszer egy időben áll le.
Fontos, hogy semmilyen törvényi akadálya nincs, hogy több online számlázó programot is használj egyszerre.
Ebben az esetben nem kell
- aggódnod, hogy mikor fog életre kelni a számlázó
- tétlenül ülni a számítógép előt, várva hogy megjavul
- kétségbesve kézzel számlázni több tucat számlát és hallgatni a kolléga mormogását aki megnyerte a feladatot.
Csak átállsz a tartalék számlázóra és minden megy tovább. Nem áll az üzlet és a vevők sem elégedetlenkednek.
Hogyan köss be egy tartalék számlázó szoftvert a webáruházadba?
Beszélj a webes fejlesztőddel, de a legtöbb esetben ez nem nagy munka. Nem kell mindent újra megcsinálni csak fel kell készíteni egy másik konfigurációs beállításra.
Ha nem kell bekötnöd sehová a tartalék rendszert, akkor arra figyelj, hogy a kollégáknak legyen belépési jogosultságuk, jelszavuk a tartalék rendszerhez is. Valamint ismerjék legalább az alapfunkciókat.
Hogyan válaszd ki a tartalék rendszeredet?
Olyan számlázó rendszert válassz, aminek alacsony a díja akkor ha nem használod, vagy esetleg ingyen is elérhető és az extra funkciókért (pl. API elérés, tömegszámlázás) csak akkor fizetsz, ha valóban használod is őket.
Szintén fontos, hogy nagyon egyszerűen használható, megtanulható legyen. Hiszen a kollégák nem ezt használják rendszeresen, így nincs idő betanításra.
Természetesen a tartalék rendszernek is meg kell felelnie minden aktuális törvényi előírásnak.
Ha gondolod a Billcity-t választhatod tartalék rendszernek is. Az alap funkciók ingyenesen elérhetőek, az API-nak pedig nagyon alacsony éves díja van.