Ha követed a Billcity blogot, tudod hogy mi nagyon hiszünk az automata könyvelésben. A három fő terület közül kettő már megoldódni látszik 2018-ra és most úgy néz ki, hogy a harmadikra is komoly kezdeményezés született.
Néhány napja láttam egy Facebook postot a Magyar Könyvelők Országos Egyesületétől (MKOE) ami felcsillantotta a reményt az automata könyvelés harmadik pillérével kapcsolatban.
Mi a 3 fő terület a könyvelés automatizálásnál?
1. Kimenö (vevői) számlák
Ez a terület már ismert mindenki számára. Ha nem is teljesen automatikusan, de sok könyvelő program tudja már fogadni a számlázó programok feladásait.
Valamint itt a legegyszerűbb a könyvelés is, hiszen minden tétel értékesítés, maximum termékcsoportonként lehetnek eltérő számlaszámok.
Itt a jövőben az várható, hogy nem lesz szükséges a feladási állományokat lementeni a számlázó programokból, majd utána beemelni azt manuálisan. Ehelyett a teljes folyamat automatizált lesz.
2. Banki tranzakciók
A banki kivonatok feldolgozása már egy fokkal bonyolultabb feladat, de a vevői számlák beimportálásához hasonlóan itt is már régóta lehetőség van a félautomata feldolgozásra.
Ez a folyamat is teljesen automatizálható lesz 2018-tól a PSD2-nek köszönhetően.
3. Szallitói (bejövő) számlák
A harmadik nagy terület a beérkező számlák kezelése. Ez a legbonyolultabb rész és a mai napig itt találhatunk a legkevesebb automatizálást.
Itt a legnagyobb a szkepticizmus is, a könyvelők egy része nem hiszi el, hogy nagyrészt lehet a beérkező számlák feldolgozását és könyvelését is automatizálni.
Nem 100%-ban, de - vállalkozástól függően - 60-90%-ban igen.
Itt a legnagyobb probléma már az első lépés. Hogyan kerüljenek be valami egységes útvonalon a különféle számlák az ügyviteli rendszerbe.
A sokak által kézenfekvőnek tartott szkennelés nem megoldás. Hiszen ott is manuálisan elő kell venni a dokumentumot. A szkenneléssel maximum az adatok kinyerését tudjuk egyszerűsíteni.
Ennél valami előremutatóbb, automatizálható megoldásra lenne szükség.
Mi történt most ami, ha megvalósul, akkor sokkal hamarabb valóság lehet a könyvelés automatizálása
Az MKOE elindított egy kezdeményezést a NAV felé, hogy az adózó részére kiállított számlák egyszerűen, beavatkozás nélkül elérhetőek legyenek számukra.
Ennek a posztnak a 3. pontja szól erről, amit Ruszin Zsolt MKOE alelnök már többször is hangoztatott.
Tehát arról van szó, hogy ha minden vállalkozás számlája felkerül a NAV-hoz, akkor ez az adatbázis miért ne lenne elérhető az adózó számára is? Gyakorlatilag minden vállalkozás a NAV-tól is megkaphatná a beérkező számláit.
Automatikusan, beavatkozás nélkül.
Így egy vállalkozás online ügyviteli rendszere gyakorlatilag folyamatosan megkaphatná a belföldi szállítói számláit.
Innen már csak egy lépés lenne az automata feldolgozás.
A jogszabályban azok a számlák szerepelnek, ahol az ÁFA tartalom meghaladja a 100.000 Ft-ot. Idén valószínűleg egy tesztüzem indul el és 2018. júliustól lesz kötelező a számlázó programok bekötése és így az adatszolgáltatás.
Mi azt támogatjuk, hogy az adatszolgáltatás legyen teljeskörű, legalább önkéntes alapon. Így - ha megvalósul az MKOE kezdeményezése - akkor egy vállalkozás összes bejövő számlája elérhető lenne a NAV-nál.
Hogyan lehetne 2018-tól automatizálni a szállítói számlák feldolgozását
Szandékosan nem írtam automata könyvelést, hiszen nem lehet teljesen automatizalni ezt a folyamatot.
Azonban a nagy részét lehet és már ezzel is óriási hatékonyság növelést érhetünk el.
Ha megnyílik a lehetőség, hogy a NAV-tól automatikusan lekérje egy online ügyviteli rendszer a beérkező számlákat, akkor azok azonnal bekerülhetnek a rendszerbe, ahol az iktatás, ellenőrzés, előkönyvelési feladatokat már a szoftverek fogják elvégezni.
Gondolj csak bele, hogy még egy összetettebb számla esetén is csak a könyvelési jogcímeket kell megadd és nem kell semmi mást begépelni.
Jobb esetben, ahol engedélyeztük az automata könyvelést, a teljes folyamat automatizálható. Például egy havi rendszeres UPC internet előfizetés számlával semmi dolga nem lesz senkinek. Akár még az automata utalást is be lehet majd állítani.
Milyen hatással lesznek a fentiek a te vállalkozásodra
Rengeteg időt spórolhatsz meg az alábbi területeken:
- iktatás
- partner ellenőrzése (adószám, csőd stb.)
- számla számszaki ellenőrzése
- előkönyvelés.
Ez a teljes feldolgozási folyamat kb. 70-90%-a. A gyakorlatban például havi 100 db kimenő számla esetén, ha egy számla hagyományos könyvelése 2 percet vett igénybe, akkor az most kb. 20 másodpercre csökken. Tehát 200 perc helyett 33 perc alatt lehet lekönyvelni 100 db számlát.
Ami 3 órával kevesebb munkát jelent havonta!
Könyvelőirodák szorozzák ezt be a könyvelt ügyfelek számával.