TOP 5 tévhit a számlázással kapcsolatban

Több, régi beidegződésen alapuló tévhit kering még mindig a számlázással kapcsolatban. Szerencsére mára az EU-s irányelvekhez igazodva legtöbbjük már nem él. Az 5 leggyakoribbat foglaltam össze ebben a cikkben, melyekkel kivétel nélkül jelentős időt spórolhatsz meg.

Elöljáróban néhány szó a vonatkozó törvényi szabályozásról. Alapvetően a számlázással kapcsolatos szabályokról két jogszabály rendelkezik.

Az egyik az ÁFA törvény, annak is leginkább a 169. paragrafusa, mely a számla adat tartalmáról rendelkezik. A másik a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet, ami egyéb adóhatósági követelményeket ír elő.

1. tévhit: A számlát alá kell írni

Talán ez az egyik legtöbbet előforduló tévhit. Néhány nappal ezelőtt még egy szakmai csoportban is előkerült a kérdés.

Valóban volt ilyen szabály az ÁFA törvényben valamikor nagyon régen, talán 2007 előtt.

Így már legalább 10 éve nem kell aláírni a számlát.

A váltás környékén lehetett látni számlákat "A számla aláírás és bélyegző nélkül hiteles" felirattal. Szinte mindegyik közmű számlán rajta voltak. Mára természetessé vált mindenkinek szerintem, hogy nem kell aláírni a számlát senkinek, mégis előfordult nálunk is hogy egy vevőnk ragaszkodott hozzá.

2. tévhit: A számlát le kell bélyegezni

Igazán sajnálom a bélyegzőkészítőket, de ez soha nem volt kelléke a számlának. Legalábbis 1996-től kezdve, amikor megalapítottam az első könyvelőcégemet, biztos hogy nem volt szükséges.

Gyakorlatilag semmilyen céges iratot nem kell lebélyegezni, kivéve, ha a céges aláírási címpéldányon bélyegzővel együtt van bejelentve az aláírás. Ez ugye azt jelenti, hogy a cég aláírása csak a bélyegzővel együtt hiteles.

Őszintén szólva én ilyen aláírási címpéldányt soha nem láttam, nem is lenne életszerű, hiszen egy bélyegzőt nagyon könnyű meghamisítani.

A gyakorlatban nekünk is volt bélyegzőnk az első vállalkozásaimnál 15-20 éve és szorgosan pecsételtünk mindent, mára viszont azt ajánlom, hogy felejtsd el és fizikai aláírás, bélyegző helyett elektronikus aláírást, időbélyegzőt használj (ez az elektronikus számla).

3. tévhit: A számítógéppel előállított számláknál is meg kell különböztetni a példányokat

Nem volt egyszerű az előző vállalatirányítási rendszerünknél lefejleszteni ezt a teljesen felesleges funkciót 2001-ben.

Bár tökéletesen értelmetlen volt, hiszen egy fénymásolóval bármennyi eredeti példányt lehet gyártani, egészen 2010-ig még valóban kötelező volt:

  • megkülönböztetni az eredeti és másolati példányokat,
  • sorszámmal ellátni a nyomtatott számla példányokat.

Tehát egy eredeti, számítógéppel előállított számla első példányának így kellett feltűntetni: 1. példány (eredeti). Ez jelentette körülbelül ugyanazt, mint egy számlatömb első példánya. A további példányokon folytatni kellett a sorszámozást, például: 2. példány (másolat).

Megértem, hogy egy számlatömbben számítanak a példányok (megjegyzem ez is csak Magyarországon élő szabály még), de hogy számítógéppel előállított számlánál miért volt szükséges?

Rengeteg problémát okozott mind a fejlesztőknél mind a szoftver használóknál ennek a szabálynak a betartása. Hiszen ha valamilyen nyomtató hiba miatt nem jött ki az eredeti példány, akkor a következőt már másolatként nyomtatta minden rendszert. Ezért újra kellett csinálni az egész számlát.

Ezt a gyakorlati problémát nagyon sok esetben maguk a felhasználók oldották meg úgy, hogy kézzel ráírták az alábbi bűvös szöveget: "Eredetivel mindenben megegyező másolat".

Ha Y generációs vagy, akkor valószínűleg nem találkoztál ilyen számlákkal, de legalább egy jót nevethetsz most. Agyrém volt szerintem az egész.

Ennek nem volt semmi értelme, rájöttek a jogalkotók is szerencsére, így 2010.04.01-től a példányszámozást, 2010.09.27-től pedig az eredeti és másolati példányok megkülönböztetését is megszüntették.

4. tévhit: Csak az adóhatóság (NAV) által engedélyezett számlázó programot lehet használni

Nagyon gyakori ez a tévhit is, mivel még élnek a berögződések, hogy van egy mindenható hatóság, akinek mindent engedélyezni kell. Nincs ilyen és a rendszerváltás után soha nem is volt.

Ilyen szoftvert egyet sem tudsz használni, mivel nem létezik engedélyeztetés a számlázó programoknál.

Ha lenne, biztos kiszűrne néhány elavult számlázó programot, de aránytalanul nagy adminisztrációs teher lenne mind a szoftver gyártók, mind a NAV számára.

Talán azért keverik sokan, mert a pénztárgépeknél valóban van engedélyeztetés, de az egy teljesen másik terület és szerintem ott szükséges is.

Természetesen minden számlázó programnak meg kell felelni a hatályos jogszabályoknak, de ez természetes, mindenki számára kötelező.

Korábban szükséges volt minden számlázó program mellé kérésre az ügyfélnek egy "Megfelelőségi nyilatkozatot" adni. Ennek az volt a tartalma, hogy az adott számlázó program megfelel a hatályos jogszabályoknak. Tehát a gyártó nyilatkozott, hogy megfelel a jogszabályoknak a program.

Ilyen alapon minden szolgáltatásról kérhetnénk jogszabályi megfelelősségi nyilatkozatot. Gondolj bele, hogy elmész egy uszodába és kérsz egy nyilatkozatot, hogy betartottak-e minden higiéniás jogszabályi előírást. Szerinted mit lenne a válasz?

Ugyan már, jogállamban élünk, mindenkinek be kell tartani a jogszabályokat, teljesen mindegy, hogy ezt külön nyilatkozatba foglalja-e valaki vagy sem.

Egy értelme lehetett ennek nyilatkozatnak, hogy ezzel jó távol tarthattuk a külföldi számlázó program gyártókat. Aki 10 évvel ezelőtt hazánk felé kacsingatott és meglátta a magyar jogszabályokat, szerintem azonnal sarkon fordult és úgy megijedt, hogy talán még ma is fut.

Szerencsére 2014-től már nem kötelező ez a nyilatkozat sem.

5. tévhit: Nem használhatsz külföldi számlázó programot

Többször hallottam ezt a tévhitet is, aminek semmi alapja sincs. Minden adózó olyan számlázó programot használ, amilyet szeretne, lehet az dobozos vagy felhő alapú (online), belföldi vagy külföldi stb.

A sok egyszerűsítés mellett azért még maradt jónéhány magyar szabály, ami külföldön általában nem kötelező. Ilyen például a sztornózás szabálya vagy a számla sorszámozással összefüggő szabályok. Külföldön általában nincs semmi alaki feltétele a számlának, ha azt mindkét fél elfogadja. Az USA-ban elegendő például egy email is csak a nagyon minimális tartalommal.

Egy erős korlátozó tényező a külföldi szoftverek számára a 2016-ban bevezetett kötelező adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás, melyet minden szoftvernek tartalmaznia kell. Bár nem nehéz ennek a lefejlesztése, de nagyon nehéz az évente változó jogszabályokat betartani. Tudjuk, hogy 2017.07.01-től kötelező lesz az online adatszolgáltatás, de 6 hónappal előtte még nem ismert az elvárt formátum.

Ezeket az állandóan változó szabályokat nagyon kevés külföldi gyártó fogadja el, így máig nem éri meg nekik a magyar piacon megjelenni.

Ha külföldi szoftvert szeretnél használni, fontos hogy nekik is meg kell felelni a magyar jogszabályoknak. Mielőtt elkezded használni, javaslom hogy kérdezd meg őket, hogy megfelelnek-e a magyar jogszabályoknak és ha igen, akkor nyugodtan használd.

Összességében azért azt javaslom, hogy ha teheted válasz magyar fejlesztést, annak a jövőbeni jogszabálykövetésében sokkal jobban megbízhatsz.

Egyetlenegy kötelezettséged van a számlázó programokkal kapcsolatban, mint felhasználó. 2014-től be kell jelentened a NAV felé hogy melyiket használod (lehet több is) 30 napon belül.

4 további eset, amit szinte biztos, hogy nem ismersz, viszont sok időt spórolhatsz vele

1. Nem kell ráírnod a számlára a teljesítés dátumát, ha az megegyezik a számla kibocsátásának keltével. A gyakorlatban tehát az egyszerű termékértékesítésnél és szolgáltatásoknál nyugodtan üresen hagyhatod az teljesítés dátuma mezőt.

2. Egyáltalán nem kötelező a fizetési mód megadása. Ez csak információ a vevő részére. Sok félreértés adódhat abból is, ha egy számlát készpénzben egyenlítenek ki de nem a kiállításkor, hanem időben később. Ezt hívják halasztott készpénzes fizetésnek. Ha egy számlát kifizettek, egyszerűen írd rá, hogy "Fizetve", ez mindenki számára egy értelmű.

3. Nem kötelező megadni a fizetési határidőt sem. Ezt nyugodtan elhagyhatod, ha nem tartod szükségesnek. Például, ha a vevőd tudja mikor kell fizetni, mert szerződésből következik, vagy már ki volt fizetve a számla ellenértéke, amikor kiállítottad (például előlegnél).

4. Szintén nem kötelező már feltűntetni a termék/szolgáltatás KSH besorolási számát VTSZ/SZJ sem. Évekkel ezelőtt valóban kötelező tartalmi eleme volt a számlának, de szerencsére mára már nem az.

A fenti egyszerűsítéseket használva és a tévhitek tudatában jelentős időt spórolhatsz meg a számlaírásnál.