Az elmúlt 3 év elsöprő változásokat hozott a könyvelők életében. Ilyen mértékű digitalizációs változásokat korábban talán soha nem tapasztalhattak. Mindezekre idén még katalizátorként hatottak a COVID miatti korlátozások is. Vajon hogyan fog változni a könyvelő-ügyfél kapcsolata az elkövetkező 1-2 évben?
Mióta a Billcity elindult, az a célunk, hogy megkönnyítsük a könyvelő-ügyfél közötti kapcsolattartást. Ennek alapvető eleme, hogy legyen egy közösen használt eszköz, plattform, amit mindkét fél elfogad és használ.
Ma még sok könyvelő próbálja távoltartani az ügyfelét a számviteli/ügyviteli munkáktól. Mondván a könyvelés az én dolgom, nem kell abba az ügyfelet bevonni, úgysem ért hozzá.
A Billcity könyvelőknek szóló zárt csoportjában feltettünk a minap egy szavazást, ahol elsöprő többségben voltak azok a könyvelők, akik szerint az elkövetkező években minden átterelődik a digitális munkafolyamatokra.
Miért is akarná egy átlagos mikro/kkv vállalkozó a pénzügyeit egy ügyviteli rendszerben kezelni?
Erre nagyon egyszerű a válasz. Eddig is vezették ilyen-olyan Excel táblázatokban a pénzügyeiket, de mivel azokban sok volt még a "szürke bevétel/kiadás", ezért nem lehetett egy szoftverben dolgozni a könyvelővel. Az utóbbi években bevezetett NAV rendszereknek és a készpénzfizetés visszaszorításának köszönhetően döntően ma már minden vállalkozó kilépett a szürkezónából, így valós adatokból dolgozhatnak a könyvelővel együtt.
Milyen lehetőségeink vannak a digitális kapcsolattartásra?
Természetesen, mint általában, itt is sok kis lépésben lehet eljutni a célig. A megoldás akkor jó, ha mindenki nyer vele.
A vállalkozó napi szinten követheti a pénzügyeit, a könyvelőnek pedig ez nem kerül több erőforrásba. A vállalkozó szívesen fizeti ki a könyvelő díját, mert igazi értéket adott neki. A könyvelő is végre azt végzi, amit szeretne és olyan áron, amit megérdemel a munkájáért.
Nézzünk meg néhány lehetőséget a legegyszerűbbtől az összetett munkafolyamatok kezelésére alkalmas eszközökig.
Talán a legegyszerűbb, egyben a legolcsóbb megoldás a digitális kapcsolattartásra az email. Itt nem kell mást tennie egy könyvelőnek, minthogy azt kéri az ügyfelétől, hogy mindent küldjön emailben. A bejövő emaileket ezután elláthatjuk címkékkel vagy rendezhetjük mappákba is még az email szoftvereken belül.
Előnye, hogy olcsó, egyszerű a használata, hátrány hogy egy idő után már annyi email és mappa/címke lesz, hogy átláthatatlanná válik az egész rendszer.
Google Drive, Dropbox, OneDrive
Ezek az eszközök alapvetően felhő tárhelyek, amiket megoszthatunk akár több felhasználóval is. Előny az emailhez képest, hogy itt egy közös mappában dolgozhatunk többen egyszerre, de akár egy közös táblázatot, dokumentumot is szerkeszthetünk.
Ez a megoldás - bár ingyen el lehet indulni - nem marad az. Előbb-utóbb kell majd a nagyobb tárhely, több felhasználó, ami többletköltséget jelent.
Trello, Asana, Jira projektkezelő rendszerek
Használhatunk komplett feladat- és projekt kezelő rendszereket is. Ezek beállítása komplikáltabb, de alkalmasak egészen összetett folyamatok kezelésére is.
Ezen rendszerek fizetős formája felelhet meg a könyvelő-ügyfél munkafolyamatok viszonylatában.
Mi a Billcity-nél a Jira-t használjuk a saját projektek menedzselésére. Kitűnő eszköz, de nem egyszerű megfelelően beállítani.
Könyvelőprogramok
Az általánosan elterjedt hazai könyvelőprogramokban is megvan minden szükséges adat, amit meg szeretnénk osztani az ügyfelünkkel. Több szoftver tud már kezelni számlaképeket is.
Adja magát a gondolat, hogy az ügyfelet is be tudnánk ide vonni.
Ezzel több probléma van.
Az első és legfontosabb, hogy én még nem láttam olyan könyvelőt, aki szívesen engedne egy mikrovállalkozót a könyvelőszoftvere közelébe. Biztos vannak kivételek, de meggyőződésem, hogy ez így van.
A könyvelőszoftverek elsöprő többsége Magyarországon még nem online, tehát távolról nem lehet vagy csak nagyon nehézkesen - például távoli asztallal - dolgozni bennük.
Nem rendelkeznek megfelelő jogosultság kezeléssel, amivel el lehetne különíteni, hogy egy ügyfél mihez férhet hozzá és mihez nem, milyen adatot módosíthat és milyet nem.
A legtöbb "dobozos" szoftvernek ráadásul a helyi adatbázisa is teljesen nyitott, semmiféle védelemmel nem rendelkeznek, abba nagyon egyszerűen bele lehet nézni bárkinek, sőt adatot is lehet bennük módosítani. Lehet, hogy ez durván hangzik, de így van. Így hiába lenne bármiféle jogosultság kezelés, annak betartása nem garantálható.
Végül én nem ismerek olyan dobozos rendszert, ahol minden esemény monitorozva (logolva) lenne. Tehát utólag pontosan meg lehetne állapítani, hogy egy ügyfél mit művelt a szoftverben.
A fentiek miatt a könyvelőszoftverek ügyféllel közös használatát a legkevésbé sem ajánlanám.
Online ügyviteli rendszerek
Az fent említett ingyenes vagy fizetős megoldások legnagyobb hátránya, hogy nem kifejezetten a könyvelő-ügyfél kapcsolatra lettek kifejlesztve. Ugyan meg lehet oldani a feladatok nagy részét, de a beállítások nagyon sok időt vesznek igénybe és mindig találunk olyan funkciókat, amit hiányolni fognak a könyvelők (NAV számla letöltések, ügyviteli funkciók) vagy a vállalkozók (tartozások, áfa, bank egyenleg, fizetési emlékeztetők).
Ezeket leginkább egy harmadik külső szoftverrel kellene megoldani, jellemzően a könyvelőprogrammal. Azt viszont az előző részben leírtak miatt messze el kellene kerülni.
Az újabb rendszerek - mint például a Billcity - már tartalmaznak munkafolyamat kezelő modult is. Tehát hajszál pontosan be lehet előre állítani, hogy mi a könyvelő és mi a vállalkozó feladata. Mindenkinek csak a saját munkáját kell elvégezni. Amint azzal kész lett, a szoftver automatikusan továbblépteti a workflow-ban a dokumentumot a következő állapotra.
Ilyen szcenárió lehet például, amikor
- a vállalkozó feltölti/beküldi a számlát a rendszerbe
- a vállalkozó jóváhagyja a számlát és a költség könyvelést (jogcím)
- a könyvelő időszakosan (hetente, havonta, negyedévente) ellenőrzi a számlákat és feladja a könyvelőszoftverbe
- ezután a vállalkozó már nem módosíthat a számlák adatain.
A fenti lépések mindegyike előre egyénileg beállítható így mindenki pontosan tudja mikor mi a dolga a rendszerben. A lenti ábra egy konkrét folyamat elejét ábrázolja, a feltétel teljesülése esetén jöhet például ellenőrzés egy harmadik személy által.
Véleményem szerint az elkövetkező 1-2 évben robbanásszerű változásokat fog hozni a digitalizáció a könyvelő-vállalkozó kapcsolatban. Az eddig megszokott "szatyros" könyvelés napjai meg vannak számlálva.