Kezdő vállalkozó vagy és eljött az idő, hogy kiállítsd az első számládat? Nem szeretnél hibázni? Az alábbi cikkben összefoglaltam neked a számlázás szabályait. A cikket folyamatosan frissítjük, így mindig az aktuális állapotot láthatod.
Legutolsó frissítés: 2017.04.22.
A számlának vannak minden esetben kötelező elemei. Ezen felül bizonyos vállalkozási vagy adózási formákhoz köthetően egyéb kötelező elemeket is előírnak jogszabályok.
Szerencsére sokat egyszerűsödtek a számlázási szabályok az utóbbi 10 évben, így néhány korábban kötelező elem ma már nem az.
Mindig kötelező elemek
Az alábbi elemeket minden számlának tartalmaznia kell, függetlenül, hogy milyen típusú vállalkozásod van és kinek számlázol:
- a számla kibocsátásának kelte
- a számla sorszáma, mely a számlát kétséget kizáróan azonosítja
- számla kiállítójának neve, címe és adószáma
- vevő neve, címe
- értékesített termék vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, adó nélküli egységára
- az ÁFA alapja, mértéke és értéke.
Csak bizonyos esetekben kötelező elemek
Ha kisadózó (katás) vagy
akkor rá kell írnod a számlára a "Kisadózó" szöveget.
Ha egyéni vállalkozó vagy
akkor az "e.v." vagy "egyéni vállalkozó" szövegek egyikét a neved után kell írni és fel kell tüntetni az egyéni vállalkozó nyilvántartási számodat is.
Ha ÁFA alanyi mentes adózó vagy
akkor valamilyen módon utalnod kell arra, hogy az értékesített termék vagy szolgáltatás mentes az adó alól. Az ÁFA kulcs legyen például "AM" (alanyi mentes), de ráírhatod a számlára például az "Alanyi mentes adózó" szöveget is.
Ha pénzforgalmi elszámolást választottál, akkor
írd rá a számlára a "pénzforgalmi elszámolás" kifejezést.
Mit jelent teljesítés napja és mikor kell ráírd a számlára?
A teljesítés napja egy speciális fogalom a magyar jogban, külföldön általában nem találkozol vele. Alapvetően azt jelenti, hogy mikor teljesítetted a szolgáltatást illetve szállítottad le az árut.
Ennél viszont kicsit bonyolultabb a dolog folyamatos szolgáltatás esetén. Ha nem vagy biztos benne, egyeztess a könyvelőddel.
Fontos tudnod, hogy az ÁFA-t a teljesítés napja szerinti időszakban kell megfizetned, kivéve ha pénzforgalmi elszámolást választottál. Tehát általábam nem a kelt számít, henam a teljesítés dátuma.
A teljesítés napját csak akkor kötelező ráírnod a számlára, ha eltér a számla keltétől.
A vevő adószámát több esetben is kötelező ráírni a számlára
- amennyiben a számlában szereplő ÁFA értéke eléri a 100.000 Ft-ot és a vevő valamint az eladó is belföldi adóalany
- fordított ÁFA-s számla esetén
- ha az EU-n belül adó nélkül számlázol egy másik EU-s adóalanynak (ekkor a közösségi adószámot kell ráírnod).
Írtunk erről a Billcity blogon is külön ebben a cikkben.
Devizás számláknál
az ÁFA értékét forintban és az alkalmazott árfolyamot is rá kell írnod a számlára.
Árengedmény esetében
azt külön fel kell tüntetned a számlán, amennyiben az egységár nem tartalmazza.
Tárgyi adómentesség esetén
utalj erre a termék vagy szolgáltatás ÁFA kódjában. Például legyen TM az ÁFA kód helyén.
Önszámlázás esetén
ha a számlát a terméket vagy szolgáltatást beszerző állítja ki (magának), akkor az "önszámlázás" kifejezést kell ráírni a számlára.
Fordított adózás esetén
az adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett. Ebben az esetben írd rá a számlára a "fordított adózás" kifejezést.
Különbözet szerinti adózás esetén
Négy esetben lehet különbözet szerinti szabályozás szerint adózni, melyeknél a megfelelő kifejezést kell feltüntetned a számlán.
Utazási irodák esetében a "különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák" kifejezést.
Használt cikkek értékesítése esetében a "különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek" kifejezést.
Műalkotás értékesítése esetében a "különbözet szerinti szabályozás - műalkotások" kifejezést.
Használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében a "különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek" kifejezést.
Ha a könyvelőd állítja ki a számlát, akkor
a pénzügyi képviselő nevét, címét és adószámát is rá kell írnod a számlára.
Nem kötelező elemei a számlának
- a fizetési mód
- a fizetési határidő
- a VTSZ/SZJ/TEOR számok.
Korábban kötelezőek voltak, de ma már nem azok.
Természetesen ha fizetési módot és határidőt tájékoztatásként továbbra is érdemes ráírni a számlára. Viszont ha például egy webshopból automatikusan számlázol és a számla kiállításokor már ki van egyenlítve a számla, akkor nyugodtan elhagyhatod őket.
Megszünt továbbá a számla aláírása, bélyegzése, a példányszámok megkülönböztetése is. Itt olvashatsz bővebben erről.
Néhány gyakori kérdés a számlázással kapcsolatban
Engedélyeztetni kell-e a számlázó programokat?
Nem, nincs ilyen eljárás, de természetesen minden szoftver gyártónak be kell tartani a hatályos jogszabályi rendelkezéseket.
Csak magyar nyelven állíthatod ki a számlát?
A számla magyar nyelven vagy élő idegen nyelven egyaránt kiállítható. Azonban ilyen esetben egy ellenőrzés során az adóhatóság kérheti, hogy saját költségedre gondoskodj a hiteles magyar nyelvű fordításról, feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges.
Elterjedt még a kétnyelvű számla is, ahol az elnevezések mindenhol két nyelven szerepelnek (például Date/Kelt).
Van-e adattartalomban különbség a kézi és a számítógéppel előállított számla között?
Nincs. Viszont ha számlázó programot használsz, ne felejtsd el bejelenteni azt az adóhatóságnak.
Mi az az e-számla vagy elektronikus számla?
Ez általában egy pdf számla, mely rendelkezik minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel.
Az ilyen számlákat - bár kinyomtathatod - elektronikus formában kell megőrizni mind az eladónak mind a vevőnek egyaránt. Éppen ez jelenleg a probléma az elektronikus számlákkal, hogy a vevőnek mindenképpen elektronikusan kell megőrizni és archiválni azokat. Ezt még sokan nem tudják és nem őrzik meg a fájlokat.
Fontos megjegyezni, hogy nem minden pdf számla elektronikus számla.
Elküldheted-e a számlát e-mailben?
Igen, előállíthatod a számlát például pdf-ben is és elküldheted azt a vevődnek emailben vagy ahogy szeretnéd.
Ez a számla nem lesz elektronikus számla, hanem normál számla marad, amit ki kell nyomtatni és úgy megőrizni mindkét félnek.
Szoktát távnyomtatásos számlának is hívni ezeket.
Mikor kell kiállítanod a számlát?
Alapvetően a teljesítés időpontjáig vagy előleg esetén a pénzügyi teljesítésig kell kiállítanod a számlát. Azonban a legtöbb esetben a törvény ad neked még 15 napot a számla kiállítására.
A fentiek mellett mindenképpen azt javaslom, hogy a számlát az ügylet teljesítésekor azonnal állítsd ki. Így nem fogod elfelejteni és a számla kelt dátumozása is biztos, hogy szépen soran fog megtörténni.
Mire figyelj a számla sorszámozásnál?
Egy vállalkozáson belül nem lehet két azonos sorszámú számlád. Erre mindenképpen figyelned kell. Egyébként bármilyen elő vagy utótagja is lehet, nincs megkötés, a lényeg hogy ha több számlázó szoftvert használsz, akkor eltérő bizonylattömbök legyenek beállítva. Például BSZ/0001/2017 és BRSZ/00010/2017.
Használhatsz-e több bizonylattömböt a számlákhoz?
Igen. Bármennyi bizonylattömböt (sorszám formátumot) használhatsz egy vállalkozáson belül. Ha például szálláskiadással foglalkozol, akkor akár minden appartmanhoz használhatsz eltérő tömböt, például APP-01/001, APP-02/001 stb.
Mikor sztornózz le egy számlát?
Egy kiállított számlát soha többé nem módosíthatsz. Erre szolgál a magyar adójogban a sztornó számla, mely az eredeti számla tételeit tartalmazza, de negatív értékekkel. A sztornó számla új sorszámot is kap és hivatkozni kell benne az eredeti, sztronózott számlára.
Tehát ha bármilyen okból kifolyólag elrontottál egy számlát, ne ess kétségbe, simán lesztornózhatod, ezzel gyakorlatilag érvényteleníted azt.
A fenti sztornózási eljárás a gépi számlázásra vonatkozik. Ha kézzel számlázol hagyományos számlatömbben és elrontottál egy számlát, akkor minden példányt őrizz meg, húzd át a számlát és írd rá, hogy "rontott".
Hogyan használd ezt a cikket?
Javaslom, hogy mentsd el a cikk linkjét, mivel folyamatosan aktualizáljuk, bővítjük azt. Így bármikor könnyen visszatérhetsz ide.
Ha kérdésed van, tedd fel itt a cikk alatt hozzászólásban, ahol szívesen válaszolunk mindenre.