A könyvelés az a terület, ahol manapság földrengésszerű változások vannak készülőben. Csakhogy erről még mindig meglehetősen keveset lehet hallani. A könyvelés digitalizációja konferencián viszont annál többet.
A könyvelés digitalizációja - mostantól ez a napi mantra
A könyvelés gyakorlatilag adja magát a digitalizációra. Jól sztenderdizált munkafolyamatai vannak (törvényekben, számlatükörben és hasonlókban lefektetve, szabályozva), és rettentő sok benne a "robotmunka". Vagyis az olyan munkavégzés, amikor monoton módon, ugyanúgy kell adminisztrálni.
Ezek azok a munkafolyamatok, -lépések, amelyek egykaptafára mennek, ezért cserébe viszont rengeteg időt, "emberórát" visznek el. (Az idegőrlő monotonitásról, és az ilyen körülmények között szükséges óriási figyelemről, koncentrációról nem is beszélve.)
Nem véletlen, hogy a technológia fejlődésével egyre több szolgáltató fekszik rá a könyvelés digitalizációjára. Ez a jövő, vagyis minden magyar könyvelőiroda, akár kicsi, akár nagy, hozzá kell, hogy szokjon a gondolathoz: a könyvelést előbb-utóbb digitális alapokra kell helyeznie, ha a piacon akar maradni.
Éppen ezért lettünk mi is nagyon lelkesek, amikor megkaptuk a meghívást az Oreo-Tax Kft. vezetőjétől, Horváth Ilonától, hogy előadóként vegyünk részt A könyvelés digitalizációja 1.0 című konferencián. Alább tudósításunkat olvashatod a konferenciáról.
NAV 2.0 - az "információéhes" NAV
A nyitóelőadást Czöndör Szabolcs, a NAV főosztályvezetője tartotta. Meglepően őszinte előadásában elmondta, hogy igen, minden igaz, amit a NAV-ról eddig gondoltunk. Mindent tudni akar rólunk. Amolyan nagytestvér módjára szeretne begyűjteni minden olyan adatot, amelyek a törvények szerint relevánsak adó- és pénzügyekben.
Ez az irgalmatlan mennyiségű adat azonban nem egyszerűen csak azért kell a hatóságnak, hogy legyen mivel zaklatnia az adózókat (és persze az adóelkerülőket). Ahogyan a főosztályvezető nevezte, a NAV 2.0-ás verziója ezt az adathalmazt három nagy cél érdekében gyűjti, rendszerezi és dolgozza fel:
- Az ellenőrzés - ez az, amit már mindenki megszokott a NAV funkciójaként. Az viszont már lehet szokatlan, hogy ezt az ellenőrzést a jövőben egyre inkább elektronikus úton kívánja végrehajtani a hatóság az eddig megszokott helyszíni ellenőrzés helyett.
- Kockázatkezelés - vagyis annak kockázatát szeretné az adóhatóság csökkenteni, hogy valamilyen szabálytalanság történjen. Akár szándékosan, akár figyelmetlenségből. Ezért is haladnak a fejlesztések a NAV-nál abba az irányba, hogy valós időben (gyakorlatilag) azonnal ki lehessen szűrni-szúrni a hibákat. Ez az adózók érdeke is, hiszen a gyors módosítással elkerülhetőek a büntetések is.
- Támogató NAV - ez utóbbi jól illeszkedik a hatóság azon törekvésébe is, hogy lehetőség szerint inkább támogató módon kerüljön kapcsolatba az adózókkal, semmint Isten ostoraként. A digitalizáció gyorsaságára és pontosságára alapozva szeretnék, ha elszaporodnának a támogató eljárások, valamint gőzerővel dolgoznak azon is, hogy ügyfélélményt vigyenek az adatszolgáltatásba. (Erre még visszatérünk.)
A szép az egészben az, hogy a NAV-nak szolgáltatott adatokat a jövőben a hatóság rendszerezés után az adózók számára is kereshetővé teszi (legalábbis bizonyos esetekben, bizonyos szempontok szerint és szigorúan csak a törvényeknek megfelelően). Így a vállalkozók is tudni fogják, ha a NAV adatbázisában rákeresnek, hogy kivel kötnek pl. üzletet.
A könyvelés digitalizációja - kihívások és válaszok
A következő szakmai előadást Tusnádiné Ágoston Márta tartotta, aki a Magyar Könyvvizsgáló Kamara Informatikai Tagozatának elnökségi tagja tartotta. Az előadás lényegében a könyvelő szakma teljes spektrumát érintette - és bemutatta, hogy ebben a spektrumban hol mindenhol lehet digitalizálni, hol képződnek adatok, melyikkel mit lehet kezdeni.
Sajnos arra nincs mód, hogy ezt az előadást a maga teljes valójában ismertessük, mert akkor kisregény születik a blog hasábjain. A lényeg azonban az, hogy a digitalizáció az adatok bőségét hozza el. Az alkalmazható rendszerekből - ideértve a NAV által begyűjtött és rendszerezett adatbázist is - nyerhető adatok a jövőben előtérbe helyezik az adatelemzési tevékenységeket.
Mindez azt jelenti, hogy a könyvelő szakma eddig ismert tevékenysége meg fog változni. A könyvelés mellett a tanácsadás, illetve az ezt megalapozó elemzések, előrejelzések készítése nagyobb hangsúlyt fognak kapni a könyvelők szolgáltatási portfóliójában.
Az előadó külön értekezett a digitalizációval összefüggő problémákról, illetve arról is, hogyan lehet ezekre felkészülni. Ilyen eset volt például, amikor pénztárgépes vásárlás után számlát is kér a vevő a nyugta mellé. Ebben az esetben ugyanis az e-adatok könnyen duplikálódhatnak.
6 D - a digitalizáció közgazdaságtana
Ezután már szinte kizárólag alkalmazásbemutatók következtek. Ebben üdítő kivétel volt a R!port elemző szoftvert felvezető előadás, melyet Kristó Zoltán tartott.
Zoltán előadása azért volt nagyszerű, mert ismertette a digitalizáció szükségszerűségéhez vezető folyamatot. Az adatok szerepe egyre inkább felértékelődik a gazdaságban, ezt pedig a 6 D-modell írja le a legjobban. A 6 D összetevői:
- digitalizáció - az a folyamat, amelynek eredményeképpen egy fizikai folyamatot számítógépen feldolgozhatóvá teszünk
- deceptív (megtévesztő) - az adatok jelentősége exponenciálisan nő, és ez megtévesztő, mert az exponenciális trend jellemzője, hogy az elején úgy tűnik, mintha nem is nőne.
- diszruptív - szétrombolja a korábbi piacot
- demonetizáció - már az eddigi gyakorlat is azt mutatja, hogy a digitalizáció előbb vagy utóbb, de mindig eléri az ingyenes állapotot
- dematerializált - már nem az adat fizikai térben betöltött szerepe a meghatározó
- demokratikus - mindenki számára elérhető (az adat).
A piacképes könyvelőnek a jövőben így fog kinézni az "intelligenciaképlete":
IQ + EQ + DQ
Azaz az alapos szakmai tudás, az érzelmi intelligencia é a digitális intelligencia lesznek majd azok a képességek, amelyek piacképessé tesznek majd egy könyvelőt. Ez a logika szintén azt a trendet vetíti előre, hogy a könyvelőknek fel kell készülniük szakmájuk alapvető megváltozására. Abban a tekintetben mindenképpen, hogy munkaidejük egyre kisebb hányadát fogja kitenni az eddig ismert könyvelés. Helyette a tanácsadás és elemzés tölti majd ki a könyvelők portfólióját. Ilyen módon sokkal komplexebb szolgáltatásokat tudnak majd nyújtani ügyfeleiknek.
Kristó Zoltán természetesen ezután bemutatta még a R!port elemzéskészítő szoftvert is, amely valóban számos csodára képes. Például arra is, hogy a megfelelő adatok (pl. mérlegadatok) bevitele után akár egy komplett éves üzleti beszámolót is összerakjon.
A konferencián bemutatkozott még a Viki, a könyvelőasszisztens, az IMA könyvelőprogram, az ELZA, az elektronikus zárást segítő program, és az Adriana Accounting, a könyvelésgyorsító program.
A könyvelés digitalizációja - a Billcity színre lép
Eléggé el nem ítélhető módon a saját céges blogunkban kicsit bővebben tudósítunk a saját előadásunkról. : Ennek oka - azon túl, hogy minden szentnek maga felé hajlik a keze - az, hogy mi voltunk az egyetlenek, akik egyelőre még a jelenben próbáltuk megoldani a digitalizációt. Ez azt jelenti, hogy a bemutatott szoftverek közül a Billcity volt az egyetlen, amely a papíralapú számlák digitális feldolgozására épült. (Mindenki más eleve digitiális adatokat dolgozott fel, kötött össze, rendszerezett másképp, állított össze.)
Ha valaki még nem találkozott volna a Billcity-vel, akkor itt megnézheti az első demóvideónkat (ezt egyébként a konferencián is bemutattuk), és a csak könyvelőket tömörítő csoportunkba itt lehet jelentkezni.
Lényeg a lényeg: a Billcity mesterséges intelligenciát alkalmazó program. Ez és a felhőalkalmazás teszi lehetővé, hogy a program a számlákból egyre pontosabban olvassa ki az adatokat és megtanulja a kapcsolódó kontírozást is. (Hiszen a felhőben összegyűlik az a "tudás", amit a különböző könyvelőirodákban beszkennelt számlák alapján a szoftver összegyűjtött.) Így a szoftver önállóan képes megtalálni egy-egy számlán, hogy ki az eladó, ki a vevő, kinek mi a címe, az adószáma, bankszámlaszáma, milyen tételek vannak, milyen áfa-kulcsok szerepelnek a számlán, milyen összegek nettóban, bruttóban stb.
Mindezt jelenleg 85%-os pontossággal. Volt azonban, ahol már 95-98%-os pontosságot is elértünk.
Ehhez a művelethez megtaláltuk az elérhető árú, ideális szkennert is, amely jó minőségben képes pdf-fájlt készíteni bármilyen gépi számláról, akár kétoldalasról is. A szkenner beszerzésében is segítséget tudunk nyújtani.
És most jön a lényeg: a beolvasott számlák alapján a Billcity programja könyvelésre kész adatokat képez a kiolvasott tartalomból. Gyakorlatilag kontírozott adatsorokat kap a könyvelő, amelyeket már csak ellenőriznie kell, majd utána egy leokézást (klikkelést) követően a csatlakoztatott könyvelőprogramban könyvelődnek a tételek. (Minden nagyobb könyvelőprogrammal összeköthető a Billcity.)
És ez még csak a kezdet! A bejövő számlák mellett már készül a banki adatok importja is. A PSD2 bevezetésével megnyíltak a lehetőségek a banki kivonatok automatikus feldolgozására, már folynak a tárgyalások a nagyobb bankokkal. Ez azt jelenti, hogy idővel a Billcity arra is képes lesz, hogy automatikusan letöltse a banki forgalmakat és a számlákhoz hozzápárosítsa a megfelelő banki tételt is.
Igyekszünk, hogy mi legyünk a könyvelők álma. Nézz be a Billcity könyvelők Facebook csoportba, ahol több száz aktív felhasználónktól kérhetsz tanácsot.