Elkezdődött már a könyvelői szakma digitális átalakulása? Vagy már éppen a közepén vagyunk? Esetleg, ha most azonnal nem lépsz, már késő is lesz?
Mi várható 2020-ban és miért lesz ez az év nagyobb jelentőségű a könyvelők számára, mint amikor a papír alapú könyvelésről tértek át a számítógépes könyvelésre?
Több, mint egy éve került ki új cikk az automatizálásással kapcsolatban ide a blogba. Nem, nem azért mert nem volt miről írni. Ellenkezőleg! Annyi minden történt az elmúlt egy évben, hogy egyszerűen nem volt időm leírni nektek.
Az első cikket a könyvelő robotokról lassan 3 éve írtam és azóta minden ott jósolt változás meg is valósult (olvassátok el).
Az elmúlt hetek eseményei miatt nagyon elérkezett az idő, hogy újra szóba kerüljenek a változások.
Először jött a hír, hogy 2020. július 1-el lecsökkentik az online számla jelentési határát nullára. Majd a Nemzeti Adókonzultáción elhangzott a héten egy olyan ígéret a NAV részéről, hogy elérhetővé teszik külső szoftverek részére az online pénztárgépek által feltöltött forgalmi adatokat.
A kép forrása: MKOE
A NAV az elmúlt években nem viccel, amikor informatikai újításokról van szó. A fejlesztések az online pénztárgéppel kezdődtek, majd az EKÁER és az online számla követekzett. Az előadáson ki is jelentették, hogy minden adatot elérhetővé szeretnének tenni.
Idén szeptemberben a Könyvvizsgálók Országos Konferenciáján is elhangzott, hogy nullára csökkentik az online számla jelentési határt, bekötik a bérprogramokat és személyes beszélgetésben hallottam már, hogy a pénztrágépek adatvagyonya is megosztásra kerül.
A fentiekkel együtt a 2020-as év már szerényen kijelentve is a könyvelők digitális forradalmi éve lesz.
Vegyük sorra milyen változások várhatóak könyvelői szemszögből néhány hónapon belül.
Kimenő (vevői) számlák könyvelése
Már most is lehet önkéntesen jelenteni technikailag minden számlát. Sajnos eddig a számlázó szoftverek - a Billcity kivételével - nem éltek ezzel a lehetőséggel és nem adtak lehetőséget, hogy a vállalkozások döntsék el mit akarnak jelenteni.
Ahogy tudjátok 2020. júliusától minden számlát jelenteni kell, amit adószámmal rendelkező vevő részére állítunk ki. 2021-től pedig már teljeskörű jelentésre vagyunk kötelezettek.
Tehát a NAV-nál ott lesz minden számla.
A NAV ezt az információt megosztja és az Online Számla 2.0 verzióban már elérhetővé teszi külső szoftverek számára is.
Így a vevői számlák xml, csv és egyéb őrült technikai módokon történő letöltése, egyeztetése stb. mind feleslegessé válik majd, mert a könyvelő, ügyviteli és egyéb szoftverek automatikusan, naponta vagy még gyakrabban letöltik és jó esetben le is könyvelik a kimenő számlákat.
Persze már most is sokan automatikusan könyvelitek a kimenő számlákat különféle importokkal. De csak gondolj bele, hogy ha 80 vállalkozást könyvelsz és egy import 10 percet vesz igénybe mindennel együtt, akkor az 800 perc (13 óra), ami két teljes munkanapnak felel meg. Ha ezt hetente szeretnéd könyvelni, akkor egy alkalmazott csak ezzel kell foglalkozzon. A NAV adatait felhasználva ez teljesen a háttérben, automatikusan történhet meg, óránként vagy akár gyakrabban is!
Tehát a kimenő számlák könyvelése teljesen automatizált, emberi munkát alig igénylő feladat lesz egy év múlva.
Bejövő (szállítói) számlák könyvelése
Mivel minden adószámos számla feltöltésre kötelezett 2020. július 1-től, így azok is ott lesznek a NAV-nál.
A NAV pedig ezeket a számlákat is elérhetővé tette már külső szoftverek számára. Mindent le lehet tölteni.
Van viszont néhány bökkenő.
- Ezek a számlák csak xml adatok, pdf-et vagy egyéb számlaképet nem tartalmaznak.
- A szállító számlák könyvelése azért nem olyan egyszerű, bőven nem elég szállítóhoz kötni egy kontírszámot.
- Külföldi számlák nem lesznek elérhetőek a NAV rendszerében.
Így a számlaképeket még egy jó ideig szkennelni, fotózni szükséges és ezt egészítik ki majd a NAV-tól letöltött számlaadatok.
A könyvelést a legtöbb szoftver nem tudja automatizálni. Nálunk a Billcity-nél viszont már a tétel szintű automatizált könyvelés működik, amit 2020-ra több millió számlából okosodva tanult meg a robotunk.
Higgyétek el, nem lesz gond kideríteni, hogy egy üveg bor kinél anyag, kinél áru és kinél lesz repi költség.
Bank könyvelés
Ó hát már 2-3 éve mondogatom a PSD2-t, mindenki tudja, hogy mi az de még mindig nem működik. Hát ez nem a NAV barátunkon múlik sajnos, sokkal inkább a bankok lomhaságán, egyesüléseken, adminisztratív nehézségeken és egyéb problémákon.
De most már nagyon úgy néz ki, hogy 2020 tavaszára ez is összeáll és ömlenek majd a banki forgalmi adatok a különféle szoftverekbe, hogy ezt se kelljen soha többé kézzel rögzíteni.
Hasonlóan, mint a vevőknél, bár kevesebbet, de itt is importáltok. Sokkal nagyobb a macera mint a kimenő számlákkal, így még több időt igényel az import.
Ha elindul minden banknál a PSD2, akkor teljesen automatizált banki könyvelés lesz akár óránként vagy még gyakrabban.
Pénztárgép forgalom könyvelése
Ez egy akkora macera, hogy a Billcity-t is a pénztárgép szalagok feldolgozásával kezdtük el.
A pénztárgép forgalmi adatok letölthetőek már több éve (USB porton keresztül), viszont ezt nagyon kevés iroda tudta kivitelezni. Sokszor a vállalkozó vagy az alkalmazottja sem hajlandó ebben közreműködni.
Szerintem kijelenthetjük, hogy az apróbetűs, szemrongáló, manuális bank kivonatok könyvelése után a pénztárgép zárások könyvelése a legidegesítőbb, legunalmasabb, legundorítóbb könyvelői feladat.
Joggal érkezett hozzánk az utóbbi két évben szinte minden héten egy kérdés, hogy az online pénzárgépek által jelentett adatokat ugyan miért nem teszi elérhetővé a NAV?
Totálisan jogos a kérdés. A NAV most bejelentette, hogy 2020 tavaszán meg is teszi. Tehát minden pénztárgép forgalom (nem zárás, hanem tételesen) automatikusan letöltölthetővé és könyvelhetővé válik.
Így a pénzárgép forgalom könyvelése is teljesen automatizálható lesz 2020-ban.
Mit tegyek most mint könyvelő?
Jön a jogos kérdés, hogy ha mindez megvalósul, akkor mit fogok én, mint könyvelő csinálni. A választ tudjátok, számtalan cikkben olvashattátok már, hogy a könyvelői szakma megváltozik, az adatrögzítés megszűnésével a tanácsadói tevékenység erősödik fel.
Lesz még egy nagyon jelentős változás, ami még jobban érinti a könyvelők munkáját.
Egyre több vállalkozás, főleg az Y/Z generációsok, szeretnék kicsit az ügyvitelt maguknál tartani. Na nem arra gondolok, hogy kockás füzetben írják a Cash-Flow kimutatásaikat. Ehelyett megfigyelhető, hogy egyre többen keresnek valamilyen online elérhető ügyviteli programot és szeretnék ha a könyvelőjük is ugyanebben dolgozna vagy legalább segítene nekik.
Ezek a fiatal vállalkozók nem fognak hagyományos könyvelői szoftvereket telepíteni a számítógépükre (sok esetben nincs is nekik vagy nem arra használják), hanem telefonon, online szeretnék az ügyvitelt megoldani.
Ha összerakod a cikk mozaik darabjait, akkor kijön, hogy a mikro- és kisvállalkozások számára gyakorlatilag elérhetővé válik egy online, naprakész ügyviteli lehetőség, banki adatokkal, vevői- és szállítói folyószámlával.
Ezt melyik vállalkozás ne szeretné használni?
Ebben az új ökoszisztámában a könyvelő igazi segítsége lesz a vállalkozónak, ellátja az ellenőr, tanácsadó, pénzügyi szakember szerepét is.
A Billcity minden lehetőséget meg fog adni 2020-ban a könyvelőknek és vállalkozóknak is a fenti automatizált könyvelésekre és ezzel beteljesedik egy 20 éves álmom is.